Lo smart working (o lavoro agile) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato disciplinata dalla Legge 22 maggio 2017 n. 81, che consente al lavoratore di operare in parte fuori dai locali aziendali senza un orario fisso, nel rispetto dei soli limiti di legge e contratto collettivo. Il datore di lavoro ha obblighi precisi in materia di accordo scritto individuale, strumentazione, formazione sui rischi e comunicazione al Ministero del Lavoro. Nel 2026 il quadro rimane quello delineato dalla L. 81/2017 integrata dal D.L. 30/2021 conv. in L. 61/2021, con le procedure telematiche ministeriali che rendono le comunicazioni obbligatorie e tracciabili.
Punti chiave
- L’accordo individuale scritto è condizione di legittimità dello smart working ex art. 19 L. 81/2017.
- Il datore deve fornire la strumentazione necessaria o rimborsare i costi sostenuti dal lavoratore.
- Il diritto alla disconnessione deve essere disciplinato nell’accordo con fasce orarie specifiche.
- La comunicazione al Ministero del Lavoro è obbligatoria entro 5 giorni dall’avvio del lavoro agile.
Cos’è lo Smart Working: definizione e quadro normativo
Lo smart working — tecnicamente denominato lavoro agile — è la modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro (art. 18, comma 1, L. 22 maggio 2017, n. 81). Il lavoratore può svolgere la prestazione in parte all’interno dei locali aziendali e in parte all’esterno, nei limiti di durata massima dell’orario fissati dalla legge e dalla contrattazione collettiva. Non si tratta, quindi, di telelavoro: manca la postazione fissa remota tipica di quel modello, disciplinato dall’Accordo Interconfederale del 9 giugno 2004.
Il testo base rimane la L. 81/2017 (artt. 18-24), integrata — sul fronte della comunicazione obbligatoria — dal D.L. 13 marzo 2021, n. 30, convertito con L. 6 maggio 2021, n. 61, che ha reso strutturale l’obbligo di trasmissione telematica al Ministero del Lavoro. Le misure emergenziali che permettevano l’accordo in forma semplificata (introdotte dal D.L. 18/2020 e prorogate più volte) sono definitivamente cessate, cosicché oggi l’accordo scritto individuale torna a essere requisito inderogabile senza eccezioni.
Sul piano previdenziale, l’INPS ha chiarito con la Circolare n. 48 del 2 aprile 2021 che il lavoratore agile mantiene la piena copertura assicurativa INAIL anche fuori sede, purché il luogo di svolgimento della prestazione rientri nel perimetro concordato nell’accordo. Il trattamento economico e normativo non può essere inferiore a quello applicato in presenza per le medesime mansioni (art. 20, comma 1, L. 81/2017).
Come funziona in pratica
Scenario 1 — L’accordo individuale in un’azienda manifatturiera
Alfa S.r.l., azienda metalmeccanica con 80 dipendenti, decide di attivare lo smart working per i 15 impiegati amministrativi. L’HR Manager prepara una bozza di accordo individuale da sottoscrivere con ciascun lavoratore. L’accordo deve contenere obbligatoriamente, ai sensi dell’art. 19, L. 81/2017: la durata (a tempo determinato o indeterminato), le modalità di esercizio del potere direttivo e di controllo del datore, i tempi di riposo e le misure tecniche e organizzative per garantire la disconnessione.
L’accordo di Alfa S.r.l. stabilisce che ogni lavoratore può prestare attività in modalità agile fino a 3 giorni a settimana, dalle ore 8:00 alle ore 19:00, con obbligo di disconnessione totale dalle 19:00 alle 8:00 del giorno successivo e per l’intera giornata del sabato e domenica. Entro 5 giorni dall’inizio del lavoro agile del primo dipendente, il responsabile HR trasmette la comunicazione al portale ministeriale Servizi Lavoro (ex art. 23, L. 81/2017, come modificato dalla L. 61/2021), indicando nome, codice fiscale, data inizio e, se applicabile, data fine.
L’azienda fornisce laptop aziendale e connessione VPN. Poiché la policy interna non prevede uso di dispositivi personali, il DPIA (Data Protection Impact Assessment) è limitato agli strumenti aziendali, semplificando la compliance GDPR. Il lavoratore firma anche l’informativa sui rischi specifici ex art. 22, L. 81/2017, predisposta dal RSPP.
Scenario 2 — Il professionista dello studio legale associato
Studio Beta Associati, con 6 avvocati dipendenti, vuole formalizzare lo smart working già praticato di fatto durante la pandemia ma mai regolarizzato. Il titolare rischia oggi una sanzione amministrativa da 100 a 500 euro per ogni lavoratore privo di accordo scritto comunicato al Ministero (art. 19, comma 1, e art. 23, L. 81/2017, con rinvio alle sanzioni dell’art. 4 D.Lgs. 181/2000). L’accordo va stipulato in forma scritta ad probationem: la forma scritta non è richiesta per la validità ma è l’unico mezzo di prova ammesso in caso di contestazione.
Per i lavoratori con disabilità o con caregiver di familiari disabili gravi (L. 104/1992, art. 3, comma 3), l’art. 18, comma 3-bis, L. 81/2017 (introdotto dalla L. 30 dicembre 2021, n. 234) riconosce un diritto di precedenza nell’accesso al lavoro agile, che il datore deve rispettare prima ancora di valutare le richieste degli altri dipendenti. Lo Studio Beta deve quindi predisporre una policy interna che gerarchi le richieste, pena l’esposizione a ricorso ex art. 700 c.p.c. per condotta antisindacale o discriminatoria.
Gli obblighi del datore: strumentazione, sicurezza e formazione
Il datore consegna al lavoratore, con cadenza almeno annuale, un’informativa scritta sui rischi generali e specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto (art. 22, comma 1, L. 81/2017). L’INAIL ha pubblicato le Linee di indirizzo per la gestione della salute e sicurezza dei lavoratori in smart working (2021), che costituiscono riferimento tecnico operativo per i datori. Il datore risponde dei danni occorsi al lavoratore in occasione di lavoro anche fuori sede, purché il lavoratore si trovi nel luogo previamente concordato.
Sul piano strumentale, il datore garantisce o rimborsa i costi degli strumenti tecnologici necessari (art. 18, comma 2, L. 81/2017). Se il lavoratore usa il proprio PC, occorre definire nell’accordo le modalità di rimborso forfettario, che secondo le indicazioni ABI e prassi consolidata oscilla tra 15 e 30 euro mensili a titolo di rimborso spese connettività, esente da imposizione fiscale se documentato (art. 51, comma 4, TUIR).
Gli errori più comuni e come evitarli
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Accordo verbale o non comunicato al Ministero
Problema: Il datore attiva lo smart working con un semplice scambio di email o accordo orale, senza trasmissione telematica al portale ministeriale. Questo espone a sanzione da 100 a 500 euro per ciascun lavoratore non comunicato (art. 23, L. 81/2017).
Soluzione: Predisporre l’accordo scritto individuale prima dell’avvio, farlo firmare da entrambe le parti con data certa (PEC o firma digitale) e trasmettere la comunicazione al portale Servizi Lavoro entro 5 giorni. Conservare la ricevuta di trasmissione nel fascicolo del dipendente. -
Omessa disciplina del diritto alla disconnessione
Problema: L’accordo tace sulle fasce di disconnessione o le indica in modo generico (“fuori dall’orario di lavoro”). In caso di contenzioso, il lavoratore può provare il superamento dell’orario massimo e richiedere il pagamento degli straordinari.
Soluzione: Inserire nell’accordo fasce orarie precise di disconnessione (es. dalle ore 20:00 alle ore 8:00 e nei fine settimana), vietare l’invio di comunicazioni di servizio in tali fasce e prevedere che le email ricevute fuori orario non comportino obbligo di risposta immediata. La Cass. civ., Sez. lav., sent. n. 27476/2022 ha confermato che il datore è responsabile del superamento dei limiti di orario anche in smart working. -
Informativa sui rischi assente o generica
Problema: Il datore consegna al lavoratore la sola informativa standard 81/2008 senza integrarla con i rischi specifici del lavoro da remoto (postura, videoterminali, isolamento, rischi dell’ambiente domestico).
Soluzione: Il RSPP redige un’informativa specifica per lo smart working, aggiornata almeno annualmente (art. 22, L. 81/2017). Usare come base le Linee di indirizzo INAIL 2021. Far firmare al lavoratore la ricevuta di consegna e conservarla nel fascicolo. -
Trattamento economico differenziato rispetto ai colleghi in presenza
Problema: Il datore esclude i lavoratori agili da bonus, ticket restaurant o premi di produzione applicati ai colleghi in presenza, ritenendo che i benefici siano legati alla sede fisica.
Soluzione: L’art. 20, comma 1, L. 81/2017 vieta qualsiasi discriminazione economica e normativa. Il trattamento deve essere identico. L’unica eccezione riguarda i rimborsi spese specifici per la sede (es. parcheggio aziendale): questi possono non essere corrisposti se il lavoratore non accede fisicamente alla sede. -
Mancata gestione del recesso unilaterale dall’accordo
Problema: L’accordo a tempo indeterminato non prevede un preavviso per il recesso, né le condizioni che legittimano il datore a revocare la modalità agile. In caso di revoca improvvisa, il lavoratore impugna il provvedimento come modifica unilaterale delle condizioni di lavoro.
Soluzione: Inserire nell’accordo un termine di preavviso (prassi: 30 giorni per il recesso ordinario; preavviso ridotto a 3 giorni in caso di giustificato motivo oggettivo). Specificare le cause che legittimano la revoca immediata (es. violazione delle policy di sicurezza IT, utilizzo di dati aziendali fuori dal perimetro concordato). -
Accordo collettivo aziendale usato al posto dell’accordo individuale
Problema: Il datore ritiene sufficiente un accordo sindacale aziendale che regoli in astratto lo smart working, senza stipulare accordi individuali con i singoli lavoratori.
Soluzione: L’art. 19, L. 81/2017 richiede esplicitamente l’accordo scritto tra il datore di lavoro e il lavoratore: l’accordo collettivo può integrare ma non sostituire quello individuale. Ogni lavoratore deve sottoscrivere il proprio accordo, anche se il contenuto è standardizzato.
Riferimenti normativi e giurisprudenziali
| Norma / Fonte | Contenuto rilevante |
|---|---|
| L. 22 maggio 2017, n. 81, artt. 18-24 | Definizione di lavoro agile, obbligo di accordo scritto individuale, diritto alla disconnessione, obblighi di sicurezza del datore, parità di trattamento economico e normativo, comunicazione al Ministero del Lavoro. |
| D.L. 13 marzo 2021, n. 30, conv. L. 6 maggio 2021, n. 61 | Introduce la comunicazione obbligatoria al Ministero del Lavoro in forma telematica per ogni lavoratore agile; stabilisce il termine di 5 giorni dall’avvio della modalità agile per effettuare la trasmissione. |
| L. 30 dicembre 2021, n. 234 (Legge di Bilancio 2022), art. 1, comma 383 | Introduce il diritto di precedenza nell’accesso al lavoro agile per lavoratori con disabilità grave (L. 104/1992, art. 3, comma 3) e per i caregiver di familiari nelle stesse condizioni. |
| D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81, art. 2087 c.c. | Obblighi generali di sicurezza sul lavoro del datore, applicabili integralmente anche in smart working; responsabilità datoriale per infortuni occorsi nel luogo di lavoro concordato. |
| Cass. civ., Sez. lav., sent. n. 27476 del 18 settembre 2022 | Conferma la responsabilità del datore per il superamento dei limiti di orario in smart working e l’obbligo di predisporre misure organizzative effettive per garantire la disconnessione del lavoratore. |
| Circolare INPS n. 48 del 2 aprile 2021 | Chiarisce che il lavoratore agile mantiene la piena copertura INAIL per gli infortuni in itinere e in occasione di lavoro, purché avvenuti nel luogo e nelle modalità previste dall’accordo individuale. |
| Art. 51, comma 4, TUIR (D.P.R. 917/1986) | Esclude dalla base imponibile IRPEF i rimborsi spese documentati sostenuti dal lavoratore per strumenti e connettività nell’interesse del datore, rilevante per la gestione fiscale dei rimborsi in smart working. |
Riepilogo operativo: cosa fare prima di attivare lo smart working
| Adempimento | Riferimento normativo | Termine |
|---|---|---|
| Stipula accordo scritto individuale | Art. 19, L. 81/2017 | Prima dell’avvio |
| Comunicazione telematica al Ministero del Lavoro | Art. 23, L. 81/2017; L. 61/2021 | Entro 5 giorni dall’avvio |
| Consegna informativa scritta sui rischi | Art. 22, L. 81/2017 | Prima dell’avvio, poi annuale |
| Fornitura strumentazione o accordo su rimborso | Art. 18, comma 2, L. 81/2017 | Prima dell’avvio |
| Verifica diritto di precedenza lavoratori fragili | Art. 18, comma 3-bis, L. 81/2017; L. 234/2021 | Prima di valutare altre richieste |
Domande frequenti
L’accordo di smart working può essere a tempo indeterminato e il datore può revocarlo unilateralmente?
Sì, l’art. 19, comma 2, L. 81/2017 prevede che l’accordo a tempo indeterminato sia recedibile da entrambe le parti con un preavviso minimo di 30 giorni (90 giorni per i lavoratori disabili ex L. 104/1992). Il recesso è libero e non richiede giustificazione specifica, salvo che l’accordo individuale preveda causali. Il datore non può tuttavia esercitare il recesso in modo ritorsivo o discriminatorio: in tal caso, il lavoratore può impugnare il provvedimento ai sensi degli artt. 18 e 2087 c.c. e del D.Lgs. 216/2003.
Cosa rischia il datore che non comunica lo smart working al Ministero del Lavoro?
Il datore che omette la comunicazione telematica al portale Servizi Lavoro del Ministero del Lavoro incorre nella sanzione amministrativa da 100 a 500 euro per ciascun lavoratore interessato, ai sensi dell’art. 23, L. 81/2017 e del rinvio all’art. 4 del D.Lgs. 181/2000. La comunicazione va effettuata entro 5 giorni dall’avvio della modalità agile per ciascun lavoratore. In caso di ispezione del lavoro, la mancata comunicazione costituisce anche un elemento indiziante di lavoro irregolare, con potenziale aggravamento del quadro sanzionatorio complessivo.
Il lavoratore in smart working ha diritto agli stessi benefit dei colleghi in ufficio (ticket restaurant, buoni pasto)?
L’art. 20, comma 1, L. 81/2017 garantisce al lavoratore agile un trattamento economico e normativo non inferiore a quello applicato ai colleghi che svolgono le stesse mansioni in presenza. I ticket restaurant e i buoni pasto rientrano nel trattamento economico complessivo e devono essere erogati anche al lavoratore agile nei giorni di prestazione da remoto, salvo che il CCNL applicabile li qualifichi espressamente come rimborso spese legato alla presenza fisica in sede. In quel caso, la mancata erogazione nelle giornate di smart working è legittima.
Lo smart working si può attivare senza accordo sindacale aziendale o basta quello individuale?
Basta l’accordo individuale scritto tra datore e lavoratore, come stabilisce espressamente l’art. 19, L. 81/2017. L’accordo collettivo aziendale o il contratto collettivo nazionale possono disciplinare le condizioni generali del lavoro agile nell’impresa, ma non sostituiscono quello individuale. In assenza di accordo collettivo, il datore può attivare lo smart working regolando direttamente con il lavoratore tutti gli aspetti richiesti dalla legge: orario, disconnessione, strumentazione, sicurezza e recesso. La presenza di un accordo sindacale è una scelta organizzativa, non un prerequisito di legge.
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