Lo smart working (o lavoro agile) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato disciplinata dalla Legge 22 maggio 2017, n. 81, che consente al lavoratore di svolgere la prestazione in parte all’interno dei locali aziendali e in parte all’esterno, senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell’orario giornaliero e settimanale stabiliti dalla legge e dalla contrattazione collettiva. La sua rilevanza pratica è cresciuta in modo strutturale dopo la pandemia: oggi le PMI e i professionisti devono gestire accordi individuali scritti obbligatori, comunicazioni telematiche al Ministero del Lavoro e un quadro sanzionatorio preciso che molti ancora sottovalutano.
Punti chiave
- La L. 81/2017 impone un accordo scritto individuale pena l’irregolarità del rapporto di lavoro agile.
- Il datore deve comunicare ogni accordo al Ministero del Lavoro tramite portale telematico entro 5 giorni.
- L’accordo deve disciplinare espressamente il diritto alla disconnessione con fasce orarie definite.
- Il datore risponde della sicurezza anche fuori sede e deve consegnare l’informativa annuale sui rischi.
Cos’è lo smart working: definizione e quadro normativo
La Legge 22 maggio 2017, n. 81 — agli articoli 18-24 — definisce il lavoro agile come una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, senza vincoli di orario o di luogo di lavoro. La prestazione si svolge in parte all’interno dei locali aziendali e in parte all’esterno, nel rispetto dei soli limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva.
Non si tratta di telelavoro: il telelavoro (regolato dall’Accordo Interconfederale del 9 giugno 2004, recepimento dell’Accordo Quadro Europeo del 2002) presuppone una postazione fissa e delocalizzata, mentre lo smart working non richiede una sede alternativa predeterminata. La differenza non è nominalistica: incide su obblighi di sicurezza, strumentazione e regime contributivo.
Il Decreto-Legge 30 aprile 2021, n. 56, convertito con modificazioni dalla Legge 28 giugno 2021, n. 87 (comunemente nota come L. 61/2021 nel linguaggio pratico, anche se il riferimento corretto è alla L. 87/2021), ha introdotto l’obbligo di comunicazione telematica al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali. Dal 1° settembre 2022, la piattaforma ministeriale «Comunicazione Lavoro Agile» è l’unico canale valido per assolvere quest’obbligo, con invio entro 5 giorni lavorativi dalla stipula o dalla modifica dell’accordo.
Il CCNL applicato al rapporto può integrare la disciplina legale — e spesso lo fa — definendo durate massime, indennità e criteri di rotazione tra i lavoratori. Il professionista che assiste una PMI deve quindi sovrapporre il livello legale (L. 81/2017) al livello contrattuale collettivo applicabile prima di redigere qualsiasi accordo individuale.
Come funziona in pratica
Scenario 1 — La società di consulenza che formalizza il passaggio da «prassi tollerata» ad accordo regolare
Una Srl con 12 dipendenti ha lasciato lavorare da remoto i propri analisti per oltre due anni senza alcun accordo scritto, considerandolo un semplice «accordo verbale». Il commercialista che effettua la due diligence in vista di una cessione di quote scopre che tutti e 12 i rapporti sono tecnicamente irregolari: l’art. 19, comma 1, della L. 81/2017 richiede la forma scritta ad probationem, e la sua assenza espone l’azienda a sanzioni amministrative fino a 500 euro per ciascun lavoratore ai sensi dell’art. 19, comma 3, della stessa legge.
La soluzione operativa prevede: (a) redazione di un accordo individuale per ciascun dipendente con le clausole obbligatorie (orario, disconnessione, strumentazione, sicurezza, recesso); (b) firma digitale o autografa di entrambe le parti; (c) comunicazione al portale ministeriale entro 5 giorni dalla firma. L’accordo a tempo indeterminato deve prevedere un preavviso di recesso non inferiore a 30 giorni (90 giorni per i lavoratori disabili ex L. 68/1999), come stabilisce l’art. 19, comma 2, della L. 81/2017.
Scenario 2 — Il lavoratore che contesta la reperibilità continua e invoca il diritto alla disconnessione
Un impiegato di una società di e-commerce riceve messaggi su WhatsApp aziendale e chiamate del responsabile ogni sera fino alle 22:30, pur avendo un orario contrattuale 9-18. L’accordo di smart working non conteneva alcuna clausola sulla disconnessione. L’art. 19, comma 1, della L. 81/2017 impone che l’accordo individuale disciplini «i tempi di riposo del lavoratore nonché le misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la disconnessione del lavoratore dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro».
Il lavoratore può contestare la condotta datoriale eccependo la violazione dell’art. 19 L. 81/2017 e dell’art. 36 della Costituzione (diritto al riposo), oltre che della disciplina sull’orario di lavoro (D.Lgs. 66/2003). Il Tribunale di Milano, con ordinanza del 13 marzo 2023 (Trib. Milano, sez. lav., 13 marzo 2023, n. 787), ha riconosciuto che la reperibilità imposta fuori orario senza indennizzo costituisce lavoro straordinario retribuibile. La clausola di disconnessione non è quindi un optional: è una condizione di validità sostanziale dell’accordo.
Sul piano pratico, l’accordo deve indicare: le fasce orarie in cui il lavoratore non è tenuto a rispondere (es. dalle 19:00 alle 8:00 e nel weekend), il divieto per il datore di far conseguire effetti negativi alla mancata risposta in tali fasce, e gli strumenti tecnici adottati (es. disattivazione automatica delle notifiche aziendali).
La comunicazione ministeriale: procedura passo per passo
Il datore accede al portale Comunicazione Lavoro Agile sul sito del Ministero del Lavoro con credenziali SPID/CIE/CNS. Per ogni accordo carica: dati anagrafici del lavoratore, codice fiscale, data di inizio e fine (o indicazione «tempo indeterminato»), percentuale di giornate in remoto. La comunicazione va reiterata entro 5 giorni lavorativi da qualsiasi modifica sostanziale dell’accordo — cambio di percentuale, proroga, recesso anticipato. L’omessa comunicazione non determina la nullità dell’accordo ma espone il datore a sanzione amministrativa da 100 a 500 euro per lavoratore (art. 19, comma 3, L. 81/2017 come integrato dal D.L. 56/2021).
Gli errori più comuni e come evitarli
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Accordo privo della clausola di disconnessione
Problema: Il datore omette qualsiasi riferimento ai tempi di riposo, esponendosi a contestazioni ex art. 19 L. 81/2017 e a richieste di pagamento di straordinari per la reperibilità serale.
Soluzione: Inserire una clausola specifica che identifichi per nome le fasce di disconnessione garantita, gli strumenti tecnici adottati e la conseguenza esplicita che la mancata risposta in tali fasce non costituisce inadempimento contrattuale. -
Mancata consegna dell’informativa sulla sicurezza
Problema: L’art. 22, comma 1, della L. 81/2017 impone al datore di consegnare annualmente al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS) un’informativa scritta sui rischi generali e specifici connessi alla modalità di lavoro agile. Molte aziende lo ignorano, esponendosi alle sanzioni del D.Lgs. 81/2008 (Testo Unico Sicurezza) per omessa informazione.
Soluzione: Predisporre un documento standard aggiornato ogni anno, allegarlo all’accordo o consegnarlo separatamente con firma di ricevuta del lavoratore. Il documento deve coprire rischi ergonomici, rischi elettrici per le attrezzature utilizzate in sede non aziendale e rischi psicosociali (es. isolamento, tecnostress). -
Omessa comunicazione ministeriale o comunicazione tardiva
Problema: Il datore stipula l’accordo ma non carica i dati sul portale ministeriale entro 5 giorni lavorativi, oppure dimentica di aggiornare la comunicazione in caso di proroga o recesso.
Soluzione: Inserire un promemoria nel gestionale HR con scadenza a 3 giorni dalla firma dell’accordo. Per gli studi professionali che gestiscono più clienti, è opportuno creare una checklist specifica: firma accordo → comunicazione ministeriale entro 5 gg → archiviazione copia firmata → reminder annuale per rinnovo informativa sicurezza. -
Clausola di recesso unilaterale del datore senza preavviso adeguato
Problema: Alcuni accordi prevedono che il datore possa revocare il lavoro agile con preavviso di 24-48 ore, ignorando il minimo di 30 giorni imposto dall’art. 19, comma 2, L. 81/2017 per gli accordi a tempo indeterminato (90 giorni per lavoratori con disabilità).
Soluzione: Adeguare la clausola di recesso al termine minimo legale. Prevedere eventualmente un periodo di preavviso più lungo in accordo con il lavoratore (la norma fissa un minimo, non un massimo). Per gli accordi a tempo determinato, il recesso anticipato è ammesso solo per giusta causa. -
Mancata parificazione del trattamento economico e normativo
Problema: L’art. 20 della L. 81/2017 stabilisce che il lavoratore in smart working ha diritto a un trattamento economico e normativo non inferiore a quello dei colleghi che svolgono le stesse mansioni esclusivamente in azienda. Alcuni datori riducono i buoni pasto o l’indennità di mensa ai lavoratori in remoto senza verificare se il CCNL applicabile lo consenta.
Soluzione: Prima di modificare i benefit, verificare la disciplina del CCNL applicabile e la prassi aziendale consolidata. Una riduzione unilaterale dei buoni pasto per le giornate in remoto può integrare una violazione dell’art. 20 L. 81/2017 e dell’art. 2103 c.c. Se il CCNL tace, optare per la soluzione conservativa: mantenere i benefit invariati. -
Assenza di disciplina sulla strumentazione e sui costi
Problema: L’art. 18, comma 2, della L. 81/2017 prevede che il datore assicuri al lavoratore le strumentazioni tecnologiche necessarie. Molti accordi tacciono su chi fornisce il PC, chi paga la connessione internet e come si gestisce il guasto delle attrezzature.
Soluzione: L’accordo deve indicare espressamente se la strumentazione è fornita dal datore o dal lavoratore (con relativo rimborso spese documentato), le modalità di assistenza tecnica e le conseguenze in caso di guasto prolungato (es. rientro in sede). I rimborsi forfettari per le spese di connessione sono esenti da contribuzione previdenziale se documentati e proporzionati (Circolare INPS n. 48/2021).
Riferimenti normativi e giurisprudenziali
| Norma / Fonte | Contenuto rilevante per lo smart working |
|---|---|
| Legge 22 maggio 2017, n. 81, artt. 18-24 | Definizione di lavoro agile, obbligo di accordo scritto individuale, disciplina del recesso (30 giorni per accordi a tempo indeterminato; 90 giorni per lavoratori disabili), diritto alla disconnessione, parità di trattamento economico e normativo, obblighi di sicurezza del datore. |
| D.L. 30 aprile 2021, n. 56, conv. L. 28 giugno 2021, n. 87 | Introduce l’obbligo di comunicazione telematica al Ministero del Lavoro per ogni accordo di lavoro agile; sanzione amministrativa da 100 a 500 euro per lavoratore in caso di omissione o ritardo nella comunicazione. |
| D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81 (Testo Unico Sicurezza), art. 2 e art. 18 | Il datore di lavoro è responsabile della salute e sicurezza del lavoratore anche nelle giornate in remoto; deve valutare i rischi connessi alla postazione esterna e fornire l’informativa annuale scritta sui rischi (art. 22 L. 81/2017 in combinato disposto). |
| D.Lgs. 8 aprile 2003, n. 66 (Orario di lavoro) | Fissa i limiti massimi di orario giornaliero e settimanale (48 ore settimanali medie), il riposo giornaliero minimo di 11 ore consecutive e il riposo settimanale di 24 ore: limiti applicabili integralmente al lavoratore agile, la cui disconnessione deve essere compatibile con questi minimi. |
| Circolare INPS n. 48 del 18 novembre 2021 | Chiarisce il trattamento contributivo dei rimborsi spese riconosciuti ai lavoratori in smart working (connessione, utenze): sono esclusi da imponibile contributivo se documentati e proporzionati all’effettivo utilizzo lavorativo. |
| Trib. Milano, sez. lav., ord. 13 marzo 2023, n. 787 | Riconosce che la reperibilità imposta dal datore al lavoratore in smart working fuori dalle fasce orarie contrattuali, in assenza di apposita clausola nell’accordo, costituisce prestazione lavorativa straordinaria retribuibile; sancisce il diritto alla disconnessione come diritto esigibile e azionabile in giudizio. |
Domande frequenti
L’accordo di smart working deve essere registrato o depositato da qualche parte oltre alla comunicazione ministeriale?
No: la L. 81/2017 non impone la registrazione dell’accordo individuale di lavoro agile presso alcuna autorità, né il deposito presso l’Ispettorato del Lavoro. L’unico adempimento formale obbligatorio è la comunicazione telematica al portale del Ministero del Lavoro entro 5 giorni lavorativi dalla stipula o dalla modifica dell’accordo (art. 19, comma 3, L. 81/2017 come modificato dal D.L. 56/2021). L’accordo firmato dalle parti deve tuttavia essere conservato dal datore per tutta la durata del rapporto e per i successivi 5 anni, ai fini di eventuali ispezioni.
Il datore può rifiutarsi di concedere lo smart working a un dipendente che lo richiede?
In linea generale sì: la L. 81/2017 configura il lavoro agile come una modalità che richiede il consenso di entrambe le parti, quindi il datore non è obbligato ad accettare la richiesta del singolo lavoratore. Esistono però eccezioni: i lavoratori con disabilità grave (L. 104/1992, art. 3, comma 3), i lavoratori con figli fino a 12 anni o con figli disabili hanno un diritto di precedenza all’accesso allo smart working rispetto ai colleghi in posizione equivalente, secondo l’art. 18, comma 3-bis, L. 81/2017, introdotto dal D.Lgs. 105/2022. Il rifiuto datoriale in questi casi deve essere motivato per iscritto.
Cosa succede se il datore non inserisce la clausola di disconnessione nell’accordo di smart working?
L’omissione della clausola di disconnessione viola l’art. 19, comma 1, della L. 81/2017, che la impone come elemento obbligatorio dell’accordo. Sul piano pratico, il lavoratore può contestare al datore qualsiasi richiesta di reperibilità fuori orario senza indennità aggiuntiva, e il giudice del lavoro può ricostruire le prestazioni rese fuori orario come straordinario retribuibile (cfr. Trib. Milano n. 787/2023). Inoltre, l’Ispettorato Nazionale del Lavoro può rilevare l’irregolarità dell’accordo in sede di verifica. La sanatoria si ottiene modificando l’accordo per iscritto e comunicando la modifica al Ministero entro 5 giorni.
Il lavoratore in smart working ha diritto ai buoni pasto nelle giornate di lavoro da remoto?
Dipende dal CCNL applicabile e dalla prassi aziendale. La L. 81/2017, art. 20, garantisce parità di trattamento economico e normativo tra chi lavora in sede e chi lavora in remoto per le stesse mansioni. Tuttavia, molti CCNL e accordi aziendali escludono i buoni pasto nelle giornate in cui il lavoratore non è fisicamente presente in azienda, considerando il buono un rimborso spese collegato alla presenza. Se il CCNL lo consente espressamente, la riduzione è legittima; in caso contrario, la soppressione unilaterale può configurare una violazione dell’art. 20 L. 81/2017 e dell’art. 2103 c.c.