Il nuovo template DPIA pubblicato dall’EDPB non è vincolante, ma diventa lo standard di riferimento de facto per valutare la conformità delle valutazioni d’impatto ex art. 35 GDPR. Gli studi legali che assistono clienti nel settore privacy devono aggiornare i propri format documentali per allinearsi alla struttura proposta, che separa i rischi di progettazione da quelli operativi. Chi continua a usare template generici rischia di produrre DPIA che le autorità di controllo — incluso il Garante italiano — potrebbero considerare insufficienti in sede di ispezione.
Punti chiave
- Punto 1 — Il template EDPB non è obbligatorio, ma diventa il parametro di riferimento nelle ispezioni del Garante.
- Punto 2 — La struttura separa i rischi di progettazione da quelli operativi: i vecchi format indifferenziati non bastano più.
- Punto 3 — I DPO devono aggiornare la tracciabilità della compliance: ogni decisione deve risultare documentata e motivata.
Se il tuo studio assiste clienti come DPO esterno o consulente privacy, hai un aggiornamento operativo da fare subito: il template DPIA dell’EDPB ridefinisce lo standard atteso per le valutazioni d’impatto. Non è una norma, ma nelle ispezioni del Garante varrà come metro di giudizio. Chi usa ancora modelli generici presi da template web rischia di produrre documentazione che non regge a un controllo.
L’European Data Protection Board ha pubblicato un nuovo modello standard per le DPIA, secondo quanto riporta Agenda Digitale. Il documento non impone un metodo unico, ma introduce una struttura più rigorosa che separa i rischi di progettazione (privacy by design) da quelli operativi e rafforza la tracciabilità della compliance lungo l’intero ciclo del trattamento.
Il contesto normativo
L’obbligo di DPIA discende dall’art. 35 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), che impone al titolare del trattamento di effettuare una valutazione d’impatto prima di avviare trattamenti che presentino un rischio elevato per i diritti degli interessati. L’art. 35, par. 7, elenca il contenuto minimo: descrizione del trattamento, valutazione della necessità e proporzionalità, valutazione dei rischi e misure previste. Il Considerando 84 chiarisce che la DPIA serve anche a dimostrare la conformità al Regolamento. In Italia, il Garante ha adottato un elenco di trattamenti che richiedono DPIA obbligatoria con il Provvedimento del 11 ottobre 2018. Il mancato svolgimento di una DPIA dovuta espone il titolare a sanzioni fino a 10 milioni di euro o al 2% del fatturato mondiale annuo ai sensi dell’art. 83, par. 4, GDPR.
Cosa cambia per lo studio
- Aggiorna i template in uso. Il modello EDPB introduce sezioni distinte per i rischi di progettazione e quelli operativi. Se il tuo formato attuale non distingue questi due livelli, va rivisto prima della prossima DPIA da consegnare a un cliente.
- Rafforza la tracciabilità delle decisioni. Il nuovo standard richiede che ogni scelta documentale sia motivata e rintracciabile. Annota le ragioni per cui certe misure sono state adottate o scartate: in sede di ispezione, la motivazione vale quanto la misura stessa.
- Rivedi le DPIA già consegnate ad alto rischio. Per i trattamenti classificati ad alto rischio — dati sanitari, profilazione, sistemi di sorveglianza — valuta se la documentazione esistente regge al confronto con il nuovo template. Un gap documentale oggi è correggibile; dopo un data breach o un’ispezione, no.
- Aggiorna i contratti con i clienti DPO. Se fatturi come DPO esterno o consulente privacy, verifica che i tuoi contratti di incarico coprano l’attività di aggiornamento periodico delle DPIA. Il nuovo standard EDPB è un evento che giustifica una revisione dell’ambito dei servizi — e del compenso.
- Forma il personale dei clienti. La DPIA non è un documento che si consegna una volta sola. Il modello EDPB presuppone un approccio iterativo: i clienti devono sapere quando riaprirla e aggiornarla, soprattutto a fronte di variazioni nel trattamento.
Attenzione a
Non confondere il template con un porto sicuro. Il modello EDPB è uno strumento, non una garanzia di conformità. Compilarlo correttamente non equivale ad aver fatto una DPIA adeguata: il Garante valuta la sostanza dell’analisi dei rischi, non solo la correttezza formale del documento. Una DPIA ben strutturata ma con valutazioni dei rischi superficiali resta una DPIA insufficiente.
Attenzione alla data di adozione del template nei contratti. Se stai redigendo o rinnovando contratti di consulenza privacy con decorrenza futura, specifica già ora quale versione del framework di riferimento si applica. Il diritto dell’EDPB di aggiornare le linee guida è costante: un contratto silente sul punto scarica sul consulente il rischio di dover rielaborare tutto gratuitamente a ogni aggiornamento.
Domande frequenti
Il modello DPIA dell’EDPB è obbligatorio per legge?
No, il template EDPB non è obbligatorio in senso stretto. L’obbligo di effettuare la DPIA deriva dall’art. 35 GDPR, che non impone un formato specifico. Tuttavia, il modello EDPB diventa il parametro di riferimento nelle verifiche ispettive del Garante: una DPIA strutturata diversamente deve comunque coprire tutti i requisiti sostanziali previsti dall’art. 35, par. 7, GDPR.
Devo rifare le DPIA già completate con i vecchi template?
Non esiste un obbligo generalizzato di riapertura retroattiva. È però opportuno rivalutare le DPIA relative a trattamenti ad alto rischio — dati sanitari, profilazione, videosorveglianza — verificando se l’analisi dei rischi di progettazione è stata separata da quella operativa. Un gap documentale rilevante su trattamenti attivi espone il titolare in caso di data breach o ispezione.
Cosa rischia un’azienda se la DPIA non è conforme al nuovo standard EDPB?
Una DPIA inadeguata può integrare la violazione dell’art. 35 GDPR, con sanzioni fino a 10 milioni di euro o al 2% del fatturato mondiale annuo ai sensi dell’art. 83, par. 4, GDPR. Il Garante può anche ordinare la sospensione del trattamento fino alla regolarizzazione della valutazione d’impatto, con impatti operativi diretti sul business del cliente.
Fonte di riferimento: AgendaDigitale